Як підібрати оптимальну ERP систему і правильно організувати проект її впровадження

У своїй статті для The Page засновник і СЕО компанії Innoware Дмитро Попінако, розповів як підібрати оптимальну ERP систему та правильно організувати проект її впровадження. А також поділився досвідом, як обрати консалтингового партнера із впровадження та досягти успішного завершення проекту.

Чимало українських компаній сьогодні намагаються позбавитися російських програмних продуктів для управління підприємствами (ERP), та перейти на західні або українські аналоги програмного забезпечення. Однак, міграція бізнесу з 1С чи інших російських систем на альтернативні рішення, фактично дорівнює новому, повноцінному проекту впровадження ERP. Про те, як українським компаніям обрати ERP рішення, що буде актуальним ще довгі роки, і успішно його впровадити – обговоримо далі в цій статті.

При плануванні проекту переходу з російського ПЗ на більш сучасні та безпечні  ERP системи, вітчизняні організації часто задаються такими питаннями:

• як обрати оптимальний продукт для планування ресурсів підприємства?
• як правильно організувати проект впровадження?
• як обрати партнера по консалтингу та інтеграції?

Відповіді на кожне з цих питань дійсно є дуже важливими. Але чимало українських компаній в намаганнях отримати на них відповіді, приділяють увагу деталям, які насправді не мають особливого значення – просто тому, що не володіють достатнім досвідом. Для прикладу, сьогодні вже не дуже актуально обирати продукт по функціональності. Якщо раніше можна було говорити, що в одній системі є певний потрібний функціонал, а в іншій його немає, то зараз ERP системи настільки великі і багатофункціональні, що мають в своєму складі практично будь-які інструменти. Правда, коштують вони доволі дорого, тому що орієнтовані на компанії корпоративного рівня.

Але якщо продукт призначений саме для середнього бізнесу, то там зазвичай присутній саме той функціонал, що є необхідним для SMB- сегменту. Це дозволяє не збільшувати драматично вартість володіння системою.

То як обрати оптимальну ERP систему?
За останні роки у великих гравців на ERP ринку було достатньо часу і ресурсів, щоб проінвестувати у розробку будь-яких функцій, які тільки можуть знадобитися кінцевим користувачам.

Тому сьогодні конкуренція відбувається не на рівні окремих програмних продуктів, а на рівні платформ та екосистем. І в майбутньому (що помітно вже зараз) ми будемо спостерігати за змаганням саме між софтверними мегагігантами, що мають розвинені екосистеми.

Звичайно, на ринку будуть з’являтися і певні нішеві гравці, але, скоріш за все, вони рано чи пізно будуть поглинені одним з великих вендорів. В перспективі на ERP ринку ймовірно залишиться не так багато потужних гравців: Microsoft, Google, Apple, Amazon та Oracle. Серед них і доведеться обирати.

Якщо виходити з такого погляду на майбутнє, то підприємствам SMB-сегменту бажано обирати ERP систему серед продуктів тих вендорів, екосистемою яких вони планують користуватися у майбутньому. Для прикладу, на українському ринку найбільш потужні позиції з точки зору екосистеми займає  Microsoft.  Компанія має  власну ОС, низку бізнес- та офісних застосунків, і доволі популярний в Україні хмарний сервіс. Крім того, Microsoft пропонує дві сучасні, надзвичайно розвинені і потужні ERP системи що здатні замінити 1С як на підприємствах середнього рівня, так і в компаніях корпоративного масштабу.

Якого партнера обереш – такий і матимеш результат
Професійний консалтинговий партнер по впровадженню ERP системи – це одна з найважливіших запорук успішного проекту. На жаль, представники українського бізнесу, у своїй більшості, не мають достатнього досвіду у впровадженні ERP систем, оскільки вітчизняні компанії зазвичай, купували коробкові рішення від російського постачальника ПЗ, і далі їх поступово розвивали або своїми силами, або за допомогою розробників зі сторони. Це і є проблемою, адже, сьогодні, спираючись на свій багаторічний  попередній досвід,  на етапі вибору консалтингового партнера, українські компанії намагаються оцінити його за критеріями, за якими вони колись обирали постачальника 1С і за якими, по суті, не варто обирати консалтингового партнера.

Зі свого боку, ми рекомендуємо при виборі партнера по впровадженню,  звертати увагу на ті характеристики, які використовуються, наприклад, під час вибору юристів: їх обирають за брендом, кількістю успішних справ і років роботи. Такі самі критерії треба застосовувати і для підбору партнера-консультанта із впровадження ERP cистеми.

Адже проект впровадження – це, перш за все, послуги консалтингу, а не розробки. Тому треба шукати партнера, у якого є достатній досвід і напрацьована методологія. І саме методологію впровадження клієнт і має проаналізувати на етапі вибору  партнера з впровадження, щоб зрозуміти, чи буде вона успішна для його проекту і чи отримає підприємство вигоди під час і в результаті впровадження.

Організаційна частина − важлива
Ще один момент, на якому варто акцентувати увагу − організаційна частина проекту. Вона має дуже велике значення і охоплює схему взаємодії команди впровадження з боку клієнта та представників консалтингового партнера.

Особливу увагу варто приділити формуванню проектної команди з боку клієнта, оскільки у цих фахівців має бути достатньо знань і часу, який вони можуть приділити процесу впровадження. Адже проект складається з завдань, що повинні виконати консультанти зі сторони консалтингового партнера, і частини робіт, які бере на себе сам клієнт. Якщо будь-яке з цих завдань не виконано, проект зупиняється і обидві команди чекають, поки воно буде зроблено.

На жаль, топ-менеджери компаній, в яких впроваджуються ERP системи, доволі часто не приділяють достатньої уваги таким проектам, а дарма, адже це стратегічно значимі роботи для підприємства, до яких мають бути залучені керівники найвищого рівня.

Також дуже важливо відзначити фактор довіри. Якщо компанія-клієнт вже обрала команду консультантів – то треба дослухатися до їхніх порад в аспектах організаційних заходів щодо реалізації проекту та суміжних питань.

Адже вони можуть поділитися багатим досвідом, який накопичився за роки праці. Зокрема, коли виникає питання оптимізації бізнес-процесів під час впровадження ERP.

Насправді, оптимізація бізнес-процесів та впровадження ERP – це два окремих завдання, але певна адаптація бізнес-процесів компанії не виключається на етапі, коли робиться аналіз вимог і спосіб реалізації їх в дизайні нової системи.

Якщо певні вимоги клієнта неможливо реалізувати за допомогою стандартного функціоналу нової системи, то є вибір: або модифікувати саму систему, або змінити бізнес-процес. І ми радимо спершу дивитися чи можна змінити саме бізнес-процес, оскільки це простіше та дешевше. Адже модифікація ERP-системи зазвичай призводить до збільшення вартості володіння і проекту впровадження.

Водночас, зміна бізнес-процесу теж не завжди можлива. Тому майже в кожному масштабному проекті впровадження на великому підприємстві виконуються модифікації ERP-системи, а от невеликим компаніям набагато простіше налаштувати свої бізнес-процеси під ті функції, що вже присутні в готовому функціоналі системи.

І наприкінці хочу звернутись до української бізнес спільноти: якщо на вашому підприємстві використовується російське програмне забезпечення, не зволікайте! Не чекайте офіційної заборони на використання російських систем або хакерських атак, вивчайте тему, шукайте можливості, обирайте рішення і якомога швидше починайте проект переходу на безпечне і  сучасне  програмне забезпечення, яке підходить саме вашому бізнесу.

Оригінал статті Як підібрати оптимальну ERP-систему (thepage.ua)